PROVINCE INSPECTORATE

Ngày 17/4/2026, UBND tỉnh ban hành Văn bản số 4013/UBND-NC ngày 17/4/2026 về việc tăng cường quản lý, bảo quản hồ sơ, tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ theo thẩm quyền tại các cơ quan, tổ chức. Để tăng cường quản lý hồ sơ, tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ theo thẩm quyền bảo đảm quy định của pháp luật, đồng thời đưa hoạt động bảo quản, bảo vệ, lưu trữ tài liệu, đặc biệt là tài liệu lưu trữ số đi vào nền nếp, từng bước củng cố cơ sở vật chất (kho lưu trữ, không gian, trang thiết bị...) tại lưu trữ hiện hành của các cơ quan, tổ chức và Lưu trữ lịch sử tỉnh, nhằm tiếp tục duy trì bảo quản an toàn, bảo vệ bí mật nhà nước và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ phục vụ hoạt động lãnh đạo, điều hành và nhu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức, cá nhân theo quy định, Chủ tịch UBND tỉnh yêu cầu:

Thủ trưởng các sở, ban, ngành; các đơn vị sự nghiệp công lập thuộc UBND tỉnh; các doanh nghiệp nhà nước thuộc tỉnh; các cơ quan, tổ chức của Trung ương được tổ chức, hoạt động theo ngành dọc trên địa bàn tỉnh; Chủ tịch UBND các xã, phường chỉ đạo, triển khai thực hiện nghiêm một số nhiệm vụ sau:

- Thực hiện nghiêm trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong tổ chức thực hiện quản lý tài liệu lưu trữ, cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ theo quy định của pháp luật về lưu trữ1. Tổ chức thực hiện nghiêm túc, hiệu quả việc lập hồ sơ công việc (bao gồm cả hồ sơ giải quyết kết quả thủ tục hành chính) và thu nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành, Lưu trữ lịch sử tỉnh theo thời hạn quy định tại Luật Lưu trữ; Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư.

- Tiếp tục quán triệt, triển khai, tuyên truyền Luật Lưu trữ và các văn bản quy phạm pháp luật, hướng dẫn của Trung ương, chỉ đạo của UBND tỉnh về công tác văn thư, lưu trữ nói chung và bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ, cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ nói riêng, đặc biệt là Nghị định số 31/2026/NĐ-CP ngày 21/01/2026 của Chính phủ quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lưu trữ đến các cơ quan, tổ chức thuộc thẩm quyền quản lý và toàn thể cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan nhằm nâng cao nhận thức, ý thức trách nhiệm của cán bộ, công chức, viên chức đối với công tác lưu trữ.

- Đầu tư, sắp xếp, bố trí cơ sở vật chất về diện tích kho lưu trữ, trang bị bổ sung các trang thiết bị cần thiết phù hợp để quản lý, bảo quản an toàn toàn bộ tài liệu lưu trữ giấy, tài liệu điện tử và tài liệu trên các vật mang tin khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức và tài liệu đã được tiếp nhận sau sắp xếp tổ chức bộ máy, đơn vị hành chính thuộc thẩm quyền quản lý của cơ quan, tổ chức, đơn vị. Có biện pháp bảo đảm an toàn kho lưu trữ, khu vực bảo quản tài liệu lưu trữ giấy, tài liệu điện tử và tài liệu trên vật mang tin khác, thực hiện đúng quy định của pháp luật về phòng cháy, chữa cháy, về sử dụng vật liệu và các chất có nguy cơ cháy, nổ; tăng cường công tác phòng, chống thiên tai bảo đảm an toàn cho tài liệu lưu trữ.

- Lựa chọn hồ sơ, tài liệu lưu trữ thực hiện số hóa theo quy định, nhằm nâng cao hiệu quả quản lý và khai thác thông tin, phát huy giá trị tài liệu lưu trữ, phục vụ nhu cầu chính đáng, quyền tiếp cận thông tin của cơ quan, tổ chức, cá nhân theo quy định. Có giải pháp triển khai đồng bộ hệ thống phần mềm quản lý tài liệu điện tử, số hóa tài liệu lưu trữ; sử dụng các doanh nghiệp cung cấp hoạt động dịch vụ lưu trữ đáp ứng các nguyên tắc, yêu cầu về giải pháp công nghệ trong việc cung cấp thiết bị và dịch vụ lưu trữ điện tử theo quy định.

- Bảo đảm an toàn thông tin tài liệu lưu trữ điện tử, định kỳ kiểm tra, sao lưu tài liệu lưu trữ số, cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ số theo quy định của pháp luật để tránh mất dữ liệu do các sự cố kỹ thuật, tình huống khác xảy ra, bảo đảm an toàn, tính toàn vẹn, khả năng truy cập, cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ sao lưu được lưu giữ an toàn và có khả năng khôi phục khi xảy ra sự cố.

* Thanh tra tỉnh Thái Nguyên đã ban hành Kế hoạch số 1388/KH-TTR ngày 06/4/2026 của về triển khai Chiến dịch 100 ngày số hóa, làm sạch, chuẩn hóa dữ liệu tại Thanh tra tỉnh Thái Nguyên; Quyết định số 138/QĐ-TTR ngày 09/4/2026 về việc thành lập Tổ công tác thực hiện Chiến dịch 100 ngày số hóa, làm sạch, chuẩn hóa dữ liệu của Thanh tra tỉnh Thái Nguyên.

- Đến ngày 08/6/2026, Thanh tra tỉnh đã hoàn thành nhiệm vụ số hóa tài liệu theo kế hoạch của UBND tỉnh.

- Đối với nhiệm vụ tạo lập Hồ sơ công việc điện tử: Thanh tra tỉnh đã chủ động tổ chức tập huấn, hướng dẫn nghiệp vụ cho công chức của cơ quan thực hiện cập nhật danh mục hồ sơ và hồ sơ điện tử trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành của tỉnh nhằm phục vụ công tác chuẩn hóa hồ sơ điện tử từ tháng 8 năm 2023 đến nay. Kết quả, 311/311 hồ sơ điện tử đã được cập nhật đầy đủ trên hệ thống.

- Tính đến ngày 17/6/2026, Thanh tra tỉnh đã hoàn thành 100% các nhiệm vụ được giao theo Kế hoạch số 132/KH-UBND, trong đó hoàn thành cập nhật 311/311 hồ sơ điện tử và số hóa 484/484 hồ sơ lưu trữ được lựa chọn theo kế hoạch./.