Tiếp nhận và xử lý vụ việc trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về tiếp công dân, xử lý đơn, giải quyết khiếu nại, tố cáo
Ngày 03/6/2026, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 197/2026/NĐ-CP ngày 03/6/2026 quy định Cơ sở dữ liệu quốc gia về tiếp công dân, xử lý đơn, giải quyết khiếu nại, tố cáo
Ngày 03/6/2026, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 197/2026/NĐ-CP ngày 03/6/2026 quy định Cơ sở dữ liệu quốc gia về tiếp công dân, xử lý đơn, giải quyết khiếu nại, tố cáo. Theo đó tiếp nhận và xử lý vụ việc trên cơ sở dữ liệu được quy định như sau:
Thứ nhất, về theo dõi, cập nhật và quản lý dữ liệu:
1. Cơ quan, tổ chức, người có thẩm quyền giải quyết có trách nhiệm tổ chức xử lý vụ việc theo quy định của pháp luật.
2. Thông tin về quá trình xử lý vụ việc phải được cập nhật đầy đủ, kịp thời, chính xác trên Cơ sở dữ liệu, bao gồm:
a) Tiếp nhận;
b) Phân loại, chuyển xử lý;
c) Thụ lý, xác minh, thu thập tài liệu, chứng cứ (nếu có);
d) Tổ chức đối thoại (nếu có);
đ) Kết quả giải quyết và các nội dung có liên quan;
e) Kết thúc vụ việc.
3. Việc cập nhật dữ liệu là trách nhiệm bắt buộc của cơ quan, tổ chức, người có thẩm quyền trong quá trình giải quyết vụ việc.
Cơ sở dữ liệu có chức năng theo dõi tiến độ xử lý, cảnh báo quá thời hạn giải quyết theo quy định của pháp luật.
4. Dữ liệu về quá trình xử lý vụ việc là căn cứ phục vụ công tác quản lý nhà nước, chỉ đạo, điều hành, kiểm tra, thanh tra.
5. Mỗi bước xử lý vụ việc phải xác định rõ cá nhân chịu trách nhiệm, thời điểm thực hiện, nội dung xử lý.
6. Cơ sở dữ liệu phải ghi nhận đầy đủ nhật ký xử lý; dữ liệu nhật ký không được sửa đổi, xóa bỏ trái quy định.
Thứ hai, về nhập dữ liệu tiếp nhận khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh vào Cơ sở dữ liệu:
1. Việc ghi nhận, nhập dữ liệu về tiếp nhận khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh vào Cơ sở dữ liệu được thực hiện trên cơ sở các hình thức tiếp nhận theo quy định của pháp luật về tiếp công dân, khiếu nại, tố cáo.
2. Nội dung tiếp nhận phải được ghi nhận đầy đủ, chính xác, kịp thời. Việc ghi nhận được thực hiện trên sổ tiếp công dân điện tử trong Cơ sở dữ liệu; trường hợp tiếp nhận bằng đơn giấy thì phải được số hóa, cập nhật vào Cơ sở dữ liệu.
3. Trường hợp tiếp nhận qua dịch vụ bưu chính thì cơ quan tiếp nhận có trách nhiệm kiểm tra, nhập dữ liệu và cập nhật vào Cơ sở dữ liệu theo quy định.
4. Việc tiếp nhận phải bảo đảm công khai, minh bạch, đúng thẩm quyền, trình tự, thủ tục theo quy định của pháp luật.
Thứ ba, về cập nhật dữ liệu về phân loại, xử lý đơn:
1. Việc phân loại, xử lý đơn được thực hiện theo quy định của pháp luật về tiếp công dân, khiếu nại, tố cáo; các thông tin về phân loại, xử lý đơn phải được cập nhật đầy đủ, kịp thời vào Cơ sở dữ liệu.
2. Việc phân loại, chuyển đơn được thực hiện đồng thời trên Cơ sở dữ liệu, bảo đảm xác định rõ cơ quan, tổ chức, đơn vị, người có thẩm quyền giải quyết, thời điểm chuyển và trạng thái xử lý.
Cơ quan tiếp nhận đơn có trách nhiệm xác nhận việc tiếp nhận trên Cơ sở dữ liệu và tổ chức xử lý, giải quyết theo quy định.
Thứ tư, về kiểm soát trùng lặp vụ việc:
1. Cơ sở dữ liệu có chức năng kiểm tra, đối chiếu thông tin nhằm phát hiện các vụ việc có dấu hiệu trùng lặp hoặc đã được giải quyết. Trường hợp phát hiện vụ việc có dấu hiệu trùng lặp hoặc đã được giải quyết, Cơ sở dữ liệu cảnh báo để người tiếp nhận xem xét.
2. Việc kiểm soát trùng lặp phải bảo đảm khách quan, chính xác, không làm hạn chế quyền khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh của công dân theo quy định của pháp luật.
3. Cơ sở dữ liệu có thể ứng dụng công nghệ phân tích dữ liệu, trí tuệ nhân tạo để hỗ trợ phát hiện trùng lặp về nội dung hoặc vụ việc đã được giải quyết.
4. Người có thẩm quyền có trách nhiệm rà soát, kiểm chứng và chịu trách nhiệm về tính chính xác của kết quả do trí tuệ nhân tạo cung cấp trước khi sử dụng. Kết quả xử lý tự động của trí tuệ nhân tạo không được dùng làm căn cứ duy nhất để đưa ra kết luận giải quyết hoặc áp dụng các biện pháp xử lý đối với người khiếu nại, người tố cáo.
Thứ năm, về tạo lập và quản lý mã vụ việc:
Sau khi thực hiện tiếp nhận vụ việc, trường hợp thuộc thẩm quyền giải quyết, người tiếp nhận phải thực hiện các nhiệm vụ nhập dữ liệu như sau:
1. Mỗi vụ việc khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh sau khi được tiếp nhận phải được lập thành một hồ sơ điện tử trên Cơ sở dữ liệu và được cấp mã vụ việc.
2. Mã vụ việc là dãy ký tự được tạo lập tự động, duy nhất đối với từng vụ việc được tạo lập trên Cơ sở dữ liệu nhằm phục vụ việc quản lý, khai thác thông tin trong toàn bộ quá trình xử lý, giải quyết vụ việc, bảo đảm không trùng lặp, có khả năng tra cứu, theo dõi và liên thông giữa các cơ quan có liên quan.
3. Mã vụ việc được sử dụng thống nhất trong toàn bộ quá trình tiếp nhận, xử lý, giải quyết, công khai và lưu trữ vụ việc.
4. Mã vụ việc là căn cứ để người khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh tra cứu tình trạng xử lý vụ việc theo quy định.
Thứ sáu, về thông báo kết quả xử lý:
1. Cơ quan, tổ chức, người có thẩm quyền có trách nhiệm thông báo cho người khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh về việc tiếp nhận, thụ lý, chuyển đơn và kết quả giải quyết theo quy định của pháp luật.
2. Người khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh được tra cứu thông tin về vụ việc thông qua mã vụ việc theo quy định.
3. Việc thông báo được thực hiện thông qua hệ thống điện tử, tin nhắn, thư điện tử hoặc các phương thức phù hợp khác.
Thứ bảy, công khai kết quả giải quyết:
1. Việc công khai kết quả giải quyết khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh trên Cơ sở dữ liệu được thực hiện theo quy định của pháp luật về tiếp công dân, khiếu nại, tố cáo.
2. Nội dung công khai bao gồm các thông tin cơ bản sau đây:
a) Số, ngày, tháng, năm ban hành quyết định giải quyết;
b) Cơ quan, người có thẩm quyền ban hành;
c) Nội dung chính của kết quả giải quyết.
3. Trước khi công khai, cơ quan có thẩm quyền phải rà soát, xử lý, không công khai các thông tin thuộc bí mật nhà nước, thông tin cá nhân và các thông tin nhạy cảm theo quy định của pháp luật.